De aanwezigheid van een VCP in de vereniging kan de drempel voor leden verlagen om problemen binnen de vereniging aan te kaarten. Een vereniging doet er goed aan om één of meerdere VCP’s aan te stellen, bij voorkeur een man en vrouw, een jong en ouder persoon. Zo hebben leden de mogelijkheid iemand te kiezen bij wie ze zich prettig voelen.
Niet iedereen kan de rol van VCP vervullen. Een VCP moet goed kunnen luisteren, en zich open, integer en neutraal opstellen. Een VCP wordt doorgaans aangesteld door het bestuur, en is daarom bij voorkeur zelf geen bestuurslid. Daarnaast is het belangrijk dat een VCP zichtbaar en toegankelijk is binnen de organisatie.
Voor iemand als VCP aan de slag gaat, dient hij/zij eerst een korte cursus of training te volgen. Dergelijke cursussen worden onder meer (gratis) aangeboden door Vrijwilligerswerk NL, zowel online als live op diverse locaties verspreid over het land.